A quoi passez-vous les deux tiers de vos journées ?


 

Un étude récente menée par la société Adobe auprès de 1600 cadres Européens et Nord Américains montrent que les cadres français estiment passer en moyenne 5h30 par jour à la gestion de leurs emails ! Dans un article Rebonds d'Idées de 2014, j'évoquais déjà cette absorption considérable d'énergie pour l'utilisation d'un des outils de communication le plus répandu.

 

La question orientée : l'outil email est-il devenu une fin en soi ?

L'étude d'Adobe montre aussi que trois cadres sur quatre admettent consulter leur courrier électronique en dehors des heures de travail et notamment avant leur début de journée. Un sur cinq dans son lit, un sur trois en prenant leur petit-déjeuner. Il y a fort à parier que l'on mette en place ces pratiques pour gagner du temps. Mais à quel prix ?

L'outil devenu incontournable, peut prendre la forme d'un véritable générateur de stress, de tension et d'inconfort. Un tiers des cadres français interrogés se sont imposés des règles pour limiter leur temps de consultation, il s'avère que plus de la moitié d'entre eux se disent alors « plus détendus », voir « libérés » pour un tiers d'entre eux.

Deux tiers de notre journée... est-ce franchement raisonnable ? Appliqué à une entreprise fictive de 700 collaborateurs, réalisant 50 M€ de CA, le coût / le temps de gestion des emails par les cadres pourrait représenter 1,2M€ soit 2,5% du CA.

Dans une économie où les marges sont de plus en plus serrées, il est peut être temps que les emails reprennent leur place d'outils au service de l'organisation car nous en avons fait une contrainte.

Mais ne faisons pas porter ces lourdes responsabilités à ces pauvres emails, qui n'y sont pour rien après tout. Ce sont bien nos pratiques quotidiennes qui sont à réinventer.

 

La question brulante : quels chemins pour mieux communiquer dans l'organisation ?

C'est ce travail que effiskipper propose de faciliter au sein des organisations, une réflexion/réalisation collective, ayant pour objectifs de réduire les efforts inutiles, le stress auto-généré, la surinformation inutile, l'effet parapluie, en bref redonner du sens et de l'efficience à cet outil de communication. Approcher ces objectifs par un travail collectif permet de prendre en compte les contraintes et les idées de toutes les parties prenantes d'une organisation ; d'identifier et d'inventer des moyens plus efficaces de gérer les processus qu'à travers l'utilisation des courriels ; d'arrêter de dissoudre les actions et les responsabilités dans le « répondre à tous ».

Concrètement ce travail peut être réalisé autour d'ateliers de co-construction en sous-groupes, ou d'un séminaire en grand groupe autour d'une approche du type Forum Ouvert ou démarche appréciative (Appreciative Inquiry). L'objectif visé est de déboucher sur un plan d'actions collectives, de mettre en œuvre des bonnes pratiques d'utilisation ou d'identifier des outils collaboratifs plus efficients et moins couteux en efforts quotidiens.

Cette idée est entre vos mains, ne la diffusez en « répondre à tous » que si cela a un sens et que vous êtes surs qu'elle sera lue... ou alors passez la porte de votre bureau et parlez-en à vos collègues autour d'un café chaud.